Ako dlho archivovať účtovné závierky a doklady?

Odpoveď na túto otázku nám dáva zákon o účtovníctve. Novela zákona o účtovníctve od roku 2018 priniesla zásadnú zmenu pri dobe archivácie účtovných záznamov. Zjednotila sa doba archivácie účtovnej

závierky a účtovných dokladov.

1. Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa sa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

2. Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Táto povinnosť sa netýka len nových dokladov po 1.1.2018. Povinnosť archivovať účtovné doklady 10 rokov platí pre všetky doklady, pri ktorých pôvodná päťročná doba uchovávania ešte neuplynula. Účtovné doklady za rok 2012 je potrebné uchovávať do konca roka 2017. Na tieto doklady sa už novela nevzťahuje. Účtovné doklady za rok 2013 (a neskôr), týmto uplynie päťročná lehota až v roku 2018, teda už je potrebné postupovať podľa nového znenia zákona o účtovníctve a archivovať je potrebné 10 rokov.

Nová lehota uchovávania desať rokov vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).

Účtovná jednotka môže archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme.

Podľa zákona o účtovníctve môže daňový úrad uložiť pokutu za porušenie povinností pri archivácii účtovných dokladov a súvisiacich záznamov až do výšky 100 000 €.

Zákon o DPH vyžaduje rovnako uchovávanie faktúr po dobu 10 rokov.

Archivovanie účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov vyžaduje nielen zákon o účtovníctve, pri archivovaní musí účtovná jednotka postupovať aj podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov. Archiváciu rôznych dokumentov upravujú tiež ďalšie zákony, napríklad zákon o DPH, o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení. Ak iný právny predpis ustanovuje dlhšie lehoty archivácie, je potrebné uplatniť túto dlhšiu lehotu.